Не всеки може да се труди ефективно, когато сроковете го притискат, а и шефът изисква да свърши максимално количество тежка работа за минимално време. Ето как да успеете в такава ситуация.
Вземете профилактични мерки
Навярно се случва да имате не толкова претоварени периоди, когато работата не е повече от обичайната, и все пак внезапно се оказвате в цайтнот, времето ви диша във врата и направо ви изпива силите. Как да избегнете подобна ситуация?
– Направете анализ на това как си разпределяте задачите според времето и къде губите ценни часове. Самонаблюдавайте се в продължение на седмица – колко ви отнемат всекидневните рутинни работни задължения, колко минути си позволявате за кафе паузи, за извънслужебни разговори, имейли, телефони. Преценете силите си и как да ги разпределите равномерно според ангажиментите, направете план за действие – може да се окаже, че трябва да „прекроите“ някой проект и така да изпреварите връхлитането на неотложните денонощни действия. Вече можете да реагирате бързо според ситуацията, без да се пренапрягате.
– Предвидете неочакваните обстоятелства. Планирайте само 80% от работния си ден. Нека останалото време е резервно, в случай че изникне нещо неотложно. Разбира се, невъзможно е да предвидите всичко, но ако спазвате това правило, ще можете да посрещнете срочните дела в работно време, а не да си носите „домашното“ вкъщи или да оставате в офиса до среднощ.
– Отървете се от вече ненужните документи. Затрупването на бюрото с материали, които са изгубили давността си, папки с приключени проекти и подобна канцеларщина е напълно излишно. Въведете ред и в компютъра си – чистете пощата, синхронизирайте файловете, архивирайте документите и т.н. Така няма да губите ценно време в преглеждане на стари дела и търсене на актуалните папки.
Не се паникьосвайте при спешна задача
Ако все пак се оакжете в ситуация, в която времето не стига за нищо, най-главното е да не изпадате в ужас, за да не се оплетете като пиле в калчища. Тревожността ще ви стопи силите и ще изяде време, през което можете да предприемете стъпки за изпълнение на сспешната работа. Ето правилата за справяне.
– Не разчитайте на паметта си. Дори най-добрата памет може да ви подведе, когато сте в стресова ситуация. Записвайте си важните срещи, правете си списък на задачите и ги отмятайте черно на бяло (или в компютъра). Така не само няма да пропуснете нещо за деня, но и ще изпитате удовлетворение от свършеното и увереност, че ще спазите срока „от днес за вчера“, както се казва при спешна работа…
– Спазвайте стриктно плана за действие. Важно е да степенувате изпълнението на задачите по значимост, те никога не са еднакво неотложни. Работете така, че дори да не се справите с всичко, няма да оставите недовършени най-важните ангажименти.
– Изпълнявайте работата поетапно. Всяка задача може да се разбие на части – стъпка по стъпка и сте готови с етап едно, следва вторият. Така вече сте мотивирани от успеха на първата част. По възможност правете кратки паузи за „награда“ между отделните етапи на изпълнение на задачата.
Не допускайте да „изпушите“
Синдромът бърнаут (прегаряне, изгаряне) се получава, когато не изпускате „парата“ и не се разтоварвате, а постоянно работите под напрежение, в претоварен режим и кратки срокове.
За да избегнете емоционалното „изпушване“, което има сериозни последици на физическо и психическо ниво, непременно трябва да си поемате поне глътка въздух от време на време. Помнете – човекът не е робот, организмът му се нуждае от отдих, за да се презареди с нови сили. Не си струва да злоупотребявате с вътрешните си ресурси и да не се грижите за възстановяването си, защото чувството на пълно опустошение при бърнаут синдромът е крайно депресиращо и трудно преодолимо.
Спазвайте стародавния съвет – оставете мислите за работа на прага на дома, щом го прекрачите, превключете на режима „вкъщи е най-добре, приятно, уютно и отмарящо“. И още нещо – никога не работете в почивните дни, релаксирайте пълноценно и активно, а не 24 часа на дивана пред телевизора.
Възстановяването на силите при напрегнат и претоварен работен процес е задължително. Разходки сред природата, спорт, срещи с приятели, четене на книги, гледане на филми, слушане на музика – активният отдих е мощен заряд, но непременно трябва да е съчетан с достатъчно сън.