Писменият доклад е двустранна комуникация. Той представлява писмено изложение на факти и идеи. Предназначен е за хора, които имат потребност от тях, за да формулират на основа на доклада определени решения. Докладите са ценна за организацията комуникация. Те не бива да се превръщат поради незнание в механичен сбор от факти и констатации, които не се интерпретират. Изводите и препоръките са основен елемент в структурата на писмения доклад. Системата за кодиране и декодиране между автора и получателя на доклада трябва да бъде уеднаквена.
Най-важните критерии за ефективност на доклада са: яснота, краткост, прецизност.
Писмените доклади се групират в четири групи:
Според предназначението си: информационни; аналитични.
Според обема си: къси (1-3 страници); къси аналитични; подробни (6-10 страници); подробни аналитични.
Според периодичността на писане: рутинни (точно определени интервали); специални (за точно определено събитие, ситуация).
Според формата на представяне: доклади-писма; доклади с раздели и параграфи; доклади със заглавия и множество параграфи.
Независимо от вида си те имат общи правила за подготовка.