Проектът е система от дейности със следните основни характеристики:
G имат определен хоризонт във времето;
G водят до постигане на определени резултати;
G създават ново качествот.е.предизвикват промяна;
G подлежат на планиране и контрол.
При разработване на проекти се следва следната хипотетична последователност:
На 1-во ниво се разработва стратегията, тя осигурява политиката в определен сектор.
На 2-ро ниво се разработва програма – тя представлява съвкупност от проекти, участници и финансови средства, насочени към постигане на обща цел в приоритетно направление.
На 3-то ниво се разработват дейностите, от които се състои проекта.
На 4-то ниво се разработват задачите– всички дейности включват конкретни задачи, които трябва да се изпълнят.
Съществуват два вида проекти: твърди и меки. Твърдите проекти се наричат така, защото са свързани или с доставка на оборудване или със създаване на материална база. Меките проекти са свързани главно с хората. Например институционално укрепване и изграждане на умения.
Освен това има частни и публични проекти.
Проекта има следната структура (цикъл):
проектен дизайн
проектно управлвние проектно планиране
проектен мониторинг и контрол
Проектния дизайн включва формиране на проектни цели и резултати. Върви се в следния ред:
1. прави се общо описание на проекта с уточняване на общите цели;
2. формиране на конкретни измерими цели;
3. диагностика и анализ на проблемите (SWOT);
4. анализ на резултатите – дефинират се ползите за всяка група;
5. описание на основните групи дейности, които трябва да бъдат изпълнени за реализация на набелясаните цели и постигане на желаните резултати.
Проектното планиране се извършва в следния ред:
1. създава се логическа структура на проекта, която обвързва общите, конкретните цели, резултатите и дейностите;
2. дефинират се подпроекти, ако това улеснява проекта;
3. избор на стратегия за постигане на целите – за да се постигне желания резултат е много важно да се определят индикаторите за постигане на резултата, необходимите видове дейности и ресурси за тяхното осъществяване, сроковете и конкретните изпълнители;
4. определяне на условията и рисковете за всяка една конкретна цел.
Проектното управление се реализира на 3 нива:
1. управление на проекта като цяло;
2. управление на отделните подпроекти;
3. управление на групи дейности, оформени като подпроектни задачи и други структурни елементи на проектите.
За ефективно управление на проектите се използва метод на логическата матрица.
Проектния мониторинг и контрол е в следния ред:
1. изработва се подробен план за мониторинг и контрол за уточняване на необходимите ресурси за всяка дейност, включена в него;
2. определят се индикаторите за постигане на целите и резултатите и тяхната първоначална характеристика при започване на проекта.
Обикновено има един междинен мониторинг (той е непрекъснат) и краен мониторинг. Съществува целеви контрол, който определя ефикасността и ефективността на дейностите по отношение на постигнатите резултати сравнени с планираните разходи. Контрола е междинен, краен и следпроектен.
Тепологията на проектите е следната:
& биват различни видове по принципа насоченост;
& по водещи функции и цели – управленски, информационно-комуникационни, образователни, културно-просветни, научно-изследователски, иновационни;
& по сфери на приложение;
& по равнище на управление и приложение – международни, национални, регионални и местни;
& по брой участници – индивидуални и екипни;
& по продължителност – краткосрочни, средносрочни (1-3 год.), дългосрочни (над 3 год.)
Предимства на проектите:
1. работата на проектен принцип оптимизира и рационализира човешкия труд;
2. чрез системата от проекти е възможно да се идентифицира своевременно съществуващите или назряващи проблеми и да се премине към тяхното приоритетно рзарешаване;
3. проектите стимулират инициативността, уползотворяват творческия потенциал на специалистите.
Изготвянето на проект за кандидатстване по Европейски програми минава през няколко етапа:
Предпроектна подготовка – това е етапа на осигуряване на всички информационни материали за участие и формулярите за кандидатстване (критерии за участие, необходимост от партньори, приоритети на програмата, максимални размери на финансирането, срокове за представяне на проекта.
Разработване на проекта – прави се ситуационен анализ, цели, задачи, дейности.
Подготовка на бюджета на проекта – разработва се вариант на разходите по дейности.
Окончателно комплектоване на документацията и изпращането й в срок до съответния адрес.
Финансирането се осигурява от различни институции т.нар.донори. Потенциалните източници за финансиране на проектите могат да бъдат:
« безвъзмездни и възмездни;
« чуждестранни (различни международни институции и отделни държави), национални (бюджетни и извънбюджетни) или местни.
При разработване на проекта е необходимо да се запознаем подробно с всички информационни материали, целите на финансиращата институция, приоритети и изисквания, които тя има. Най-добре е да се установи личен контакт с представителите на донора.
За да се спечели набелязания проект е много важно:
G да се убеди финансиращата институция, че организацията, която разработва проекта има правилно разбиране на проблема;
G да се обоснове какво ще се прави, защо то е важно и как то ще отговаря на целите на финансиращата институция, как ще бъде направено това, кой ще го направи и колко ще струва.
След приключване на проекта задължително се отправят благодарности към финансиращата организация, за да си осигурим по-благосклонно отношение за следващ проект. Финансиращите институции обикновено подкрепят проекти:
G които имат значително и дълготрайно въздействие;
G с доказани резултати, идеи или проучвания;
G творчески, нови или различни проекти;
G с добро съотношени между резултат и стойност;
G които стимулират развитието.
Основните черти на успешния проект са:
1. яснота на целите;
2. силна мотивация на хората в екипа;
3. прозрачност на приекта;
4. формиран екип;
5. гъвкавост в работата и управлението;
6. ясна идентичност.
Съществуват 10 златни правила за съставяне на успешен проект:
1. успешно предложение за проект – важно е да се улови вниманието на донора и да се задържи, за тази цел се оформя подходяща заглавна страница и резюме;
2. използвайте езика на донора;
3. бъдете позитивни – не трябва да се използват изрази като: „би било”, „би трябвало”, а да се използва частицата „ще”;
4. изразявайте се разбираемо и конкретно – да няма граматически и правописни грешки;
5. бъдете реалистични – да не се опитвате да убедите донора, че можете да извършвате много дейности;
6. следвайте теорията на „коктейлните хапки” – представете всичко чрез малки парчета информация, особено по отношение на методиката и очакваните резултати;
7. използвайте указанията на донора;
8. фокусирайте се върху един проблем;
9. внушавайте доверие и сигурност с написания проект – това може да се постигне чрез представяне на организацията и биографията на ръководителите по подходящ атрактивен вид;
10. придайте пълен и завършен вариант на проекта – спазвайте изискванията за брой копия.