Информационни системи за управленски (процес) решения

Информацията е основата за вземане на управленски решения. Ефективността на организацията е силно зависима от информацията.
Проблемите, които възникват при използване на информацията са:
1.    изобилства информацията, която е ненужна, нужната не е достатъчна;
2.    информацията е така разпръсната в организацията, че е трудно да се намерят отговорите и на най-простите въпроси;
3.    понякога важната информация се задържа или монополизира от одчинени или от мениджъри от други функционални звена;
4.    важната информация често пъти закъснява.
Всичко това обуславя необходимостта от въвеждането на информационни системи за управленски решения.
Управленските информационни системи набират и съхраняват информация, която се отнася за цялата организация и служи за множество различни цели. Управленските информационни системи за управленски решения набират и съхраняват информация, предназначена за мениджърите за специални цели – вземане на управленски решения. Тази система е специализирана управленска информационна система.
Специалните цели на тази система са:
«    да подпомагат вземането на решения, но не и да изместват мениджърите от тази управленска функция;
«    да улеснява вземането на решения на всички равнища в организацията, но преди всичко на средното и висшето управленско ниво;
«    да дава възможност на този, който взема решения да взаимодейства с компютъра при преценката на отделните алтернативни решения;
«    да предразполага към ползване, т.е.да бъде достъпна за потребителя в техническо отношение.
Проектирането на системи за управленски решения минава през следните стъпки:
1.Установяване на различните информационни потоци, които протичат в организацията. Във всяка организация съществуват два големи информационни потока: външни и вътрешни. Външните се движат от организацията към външната среда или от външната среда към организацията. Потокът, който тече към организацията от вън се нарича информационни комуникации. Въртешните информационни потоци са вертикални (възходящи и низходящи), хоризонтални и диагонални.
2.Определяне на функциите на системата за управленски решения:
?    ограничаване на потребностите от информацията;
?    събиране и обработка на информацията;
?    използване на информацията.
За да се реализира първата функция на системата, трябва да се  отговори на няколко въпроса: колко информация е нужна, как, кога и от кого ще бъде ползвана информацията, в каква форма е нуцна информацията.
Целта на втората функция е да се подобри цялостно качеството на информацията. Тя включва 5 етапа:
1.    преценка, т.е.дали е надеждна, достоверна и ефективна;
2.    обработка – редактира се и се съкращава входната информация с цел мениджърите да получат само тази информация, която се отнася до техните конкретни задачи;
3.    индексиране – квалифициране на информацията, с цел нейното съхранение и последващо извличане;
4.    разпространение – предполага подаване на точно определена информация, на точно определени мениджъри в нужното време;
5.    съхранение – информацията трябва да се съхранява и след време отново да се използва.
Третата функция е всъщност 4 етап. Последния тап 5 цели, да се създаде централизирана база от данни и информационен център. За неговото създаване са необходими три основни неща:
?    установяване на разпръснатите в рамките на цялата организация информационни дейности;
?    възприемане и разглеждане на тези дейности като единно цяло;
?    поставяне на тези дейности под единно ръководство от страна на самостоятелно обособен информационен център. Той трябва да бъде консултант, координатор и контрольор при вземане на управленски решения. Трябва да разглежда информацията като организационен ресурс, за да проектираме тази система за управление. Информацията трябва да постъпв ана време и да е ефективна.