Той се назначава от Европеиския парламент с правото към него да се обръщат всички граждани на ЕС, физически и юридически лица по въпроси, свързани с лошо управление на дейностите на Общността от институциите на Съюза с изключение на Съда и, Първоинстанционния съд предвид юридическите им функции.
Омбудсманът има право да проучва случая, като изисква информация от съответните институции и търси най-благоприятното решение. Когато са направени препоръки нередностите трябва да се отстранят в тримесечен срок. В случай на противоположни мнения с разглежданата институциямб Омбудсманът информира Европейския парламент и засегнатата институция. Освен това той представя в Парламента и годишен доклад за разгледаните случаи.