Документацията е ключов елемент на СУБЗР. Тя има важната роля да обедини и класифицира познанията за системата и нейното ползване, както и получените резултати от нейното функциониране. Документите, свързани с осигуряването на БЗР във фирмата могат да се разделят на следните три нива ( БДС ISO 10013):
Документи на системата за управление на безопасността и здравето при работа;
Документи, съдържащи важни аспекти по безопасността и здравето, които се ползват от системата за управление;
Работна документация.
В съответствие с ръста и характера на дейността на фирмата документацията на СУБЗР (Наръчник по безопасност и здраве при работа) включва:
Политика по БЗР и целите на организацията, вкл. Декларация на ръководството на фирмата за неговата политика за БЗР.
Описание на СУБЗР: организационна структура, функции и отговорности на звената и длъжностните лица.
Описание на документираните процедури от технологията за управление.
Документацията трябва да е ясна и разбираема за всички, които ще я ползват. Тя трябва да е периодически преглеждана, ревизирана, както следва оповестена и лесно достъпна.
По-долу са изредени основните документи, свързани с функционирането на СУБЗР и получените резултати, без претенции за абсолютна пълнота:
Програми и планове за осигуряване на БЗР, вкл. за предотвратяване на аварии;
Документи за осъществяване на контрола и оценъчната дейност:
планове и графици за контрол и оценка;
протоколи за резултати от текущ контрол, препоръки за коригиращи действия и тяхното изпълнение;
документи от тематични проверки, предложени коригиращи мерки и тяхното реализиране;
документи за организацията и резултатите от оценката на риска;
документи за проведените одити и мениджърски прегледи: организация, резултати, коригиращи действия и действия за непрекъснато подобряване;
документи за отделни измервания, анализи и оценки на параметрите на условията на труд.
Документация за трудовия травматизъм и здравословното състояние:
разследване, регистриране и отчитане на трудовите злополуки и професионални заболявания;
резултати от изследвания на здравното състояние на персонала и промоция на здравето (изпълнява се заедно със СТМ).
Документи за квалификация, обучение и инструктажи:
обучение на ръководния персонал по нива на управление;
обучение на работещите, съгл. чл.26, ал.1, т.1 от ЗЗБУТ и чл. 281, ал. 1 от КТ;
обучение на членовете на КУТ и ГУТ, съгл. чл. 30, ал. 3 от ЗЗБУТ;
обучение и документиране на лицата с правоспособност за работа с машини, съоръжения и технологични процеси с повишена опасност, съгл. чл. 281, ал. 2 КТ;
Архив на СУБЗР:
писма, заповеди, разпореждания и други;
архив за работата на КУТ и ГУТ;
архив от взаимоотношенията с компетентните органи по проблемите на БЗР – за противопожарна защита, за съоръжения с повишена опасност, за промишлени аварии, ГИТ и др.
Списък на актуалните за фирмата нормативни документи по БЗР на национално, отраслово и фирмено ниво.
Подробна документация за изпълнение на производствените процеси (при нормална експлоатация и в случай на създадена аварийна ситуация) – работни инструкции, чертежи, софтуерни продукти и т.н., които се съхраняват на работното място:
длъжностни инструкции – определят правата, задълженията, подчинеността и отговорността на персонала на всяко работно място;
експлоатационни инструкции:
оперативни – определят реда за пускане, спиране, превключване на задвижването и действието на персонала при нормална експлоатация и при аварийни ситуации;
технически – по въпросите на техническото обслужване на машините и съоръженията, указания за поддръжка на определен режим, ред за проверка, прегледи и текущи ремонти;
технологични – за ремонта на оборудването (профилактичен и основен) при откази и аварии.
инструкции за безопасност към отделни машини, съоръжения, технологични процеси и др., съгл. чл. 277 от КТ
Документите по т. 7 могат да бъдат представени в “наръчника” само като списък. Това са документите, които на практика трябва да осигурят достатъчно инструкции на работника и прекия му ръководител, за да се изпълни работата по най-ефективен и безопасен начин.
Документи третиращи отделни аспекти на БЗР:
програми и планове на фирмата със значение за БЗР: програми за развитие, промяна на продуктовата структура, оборудване и др.;
техническа документация, съхранявана в съответните ръководни звена за:
проекти за изградени мощности, за ново строителство, за реконструкция и модернизация;
документи по монтажа, настройката и приемането в експлоатация на оборудването, технологията и сградите;
документация за текущата експлоатация на производствените обекти;
документация по ремонтите;
документация по експлоатацията и поддръжката на различните средства за колективна защита: отоплителни, вентилационни и климатични инсталации; средства за борба с отделянета на газове, пари и аерозоли; за защита от шума, от вредни полета и лъчения и т.н.