Задължения и отговорности на звената и длъжностните лица

От изключителна важност за създаване на култура за безопасност и ефективност на СУБЗР е изискването работещите на всички нива във фирмата да знаят своите задължения и отговорности за осигуряване на БЗР, както и да са на ясно как техните действия или бездействия влияят на ефективността на СУБЗР. Тези задължения и отговорности трябва да кореспондират и да не са в противоречие със задълженията и отговорностите им съгласно общата система за управление на фирмата.
Основните документи на СУБЗР, определящи задълженията и отговорностите са:
функционални характеристики на звената (поделения, цехове, бригади);
длъжностни инструкции на лицата, ангажирани по нива в управлението на фирмата;
длъжностна инструкция на специалиста по БЗР;
функции и задачи на комитетите и групите по условия на труд ;
задължения и отговорности на работниците.
Функционални характеристики на звената. Стратегията за осигуряване на БЗР изисква, а и практиката го потвърждава, че интегрирането на БЗР във всички дейности на фирмата налага участие на всички нейни звена (производствени и административни) в създаването на здраве и безопасност. Важен елемент в организацията на СУБЗР е разработването на функционални характеристики на звената, определящи участието им в дейностите по осигуряване на БЗР. Конкретните задачи по осигуряване на БЗР в съответното звено следва да са съобразени с неговите цели и комплексната му функция. Смисълът на това е да се осигури комплексност, обхватност и координиране на дейностите по БЗР, а от там и  повишаване на тяхната ефективност. В средните и малки предприятия обикновено няма разработени достатъчно подробни характеристики. Би могло в длъжностната инструкция на съответния ръководител да се посочи какво трябва да изпълнява това звено в рамките на СУБЗР.
Длъжностни инструкции – представляват допълнение към длъжностните характеристики на ръководния персонал на всички нива на управление (линейни и функционални ръководители) и дават информация за тяхното конкретно и специфично участие (задължения и отговорности) в СУБЗР.  Те се основават на:
функционалната характеристика на звеното, което ръководи или при липса на такова, на основата на фирмения правилник за вътрешния ред или правилника за дейността и организацията на фирмата и другите вътрешно-фирмени документи;
участието му в осъществяването   на процедурите за управление на БЗР;
задълженията и отговорностите, съгласно правилниците по техническа безопасност или по техническа експлоатация, както и други национални или отраслови нормативни актове.
Длъжностната инструкция може да се използва в рамките на СУБЗР за оценка или самооценка на дейността на длъжностното лице и неговия принос за осъществяване на политиката на фирмата по БЗР. Като документ на фирмено ниво няма сила на правна норма в случай на съдебно дирене, но може да послужи като информация за преценка на съда за действието или бездействието на длъжностното лице.